La gestione documentale (in questo caso, in materia di sicurezza sul lavoro) è fondamentale per poter garantire la continuità aziendale ed evitare sanzioni da parte di enti ispettivi. Che sia una convinzione dettata da buon senso e funzionale al miglioramento dello stato di salute e sicurezza dei lavoratori, o che sia un costrizione dettata dall’evitare sanzioni, l’unica soluzione è dedicare tempo, risorse, persone, pensieri ed energia alla corretta gestione della documentazione e all’analisi dei processi aziendali.
Una gestione efficiente della documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro è cruciale per il successo di queste iniziative.
Perché è Importante una Corretta Gestione della Documentazione
Conformità Normativa e gestione delle scadenze e degli aggiornamenti: La documentazione sulla sicurezza è obbligatoria secondo le normative vigenti, come il D.Lgs. 81/2008 in Italia. Una gestione adeguata assicura che l’azienda sia in regola e riduce il rischio di sanzioni legali e finanziarie.
Prevenzione degli Infortuni: Documenti come il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e i piani di emergenza sono fondamentali per identificare e mitigare i rischi. Un’accurata gestione di questi documenti contribuisce a creare un ambiente di lavoro più sicuro, riducendo il numero di infortuni e malattie professionali.
Formazione del Personale: La documentazione è essenziale per la formazione dei dipendenti. Procedure, istruzioni e report di formazione devono essere facilmente accessibili per garantire che il personale sia informato e preparato ad affrontare situazioni di rischio.
Monitoraggio e Miglioramento Continuo: Una buona gestione della documentazione consente di monitorare l’efficacia delle misure di sicurezza adottate. Analizzare report e audit permette di identificare aree di miglioramento e implementare misure correttive in modo tempestivo.
Responsabilità e Trasparenza: La documentazione chiara e ben gestita facilita la responsabilizzazione all’interno dell’azienda. In caso di incidenti, la disponibilità di documenti accurati è cruciale per chiarire le responsabilità e per eventuali verifiche da parte degli organi competenti.
Documentazione Obbligatoria nella Gestione della Sicurezza sul Lavoro: Guida al D.Lgs. 81/08
Il D.Lgs. 81/08, il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, rappresenta il quadro normativo fondamentale per la tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro in Italia. Le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, sono tenute a redigere e mantenere una serie di documenti obbligatori, che servono a garantire un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative. Di seguito, analizziamo i principali documenti richiesti e forniamo alcune considerazioni pratiche per le aziende.
Documenti Obbligatori
Documento di Valutazione dei Rischi (DVR): Il DVR è il documento chiave che deve essere redatto da un datore di lavoro. Esso deve identificare i rischi presenti nell’ambiente di lavoro, valutare il loro impatto e definire le misure preventive e protettive adottate. La sua redazione è obbligatoria anche per le aziende con un solo dipendente.
Piano di Emergenza: Questo piano è essenziale per gestire situazioni di emergenza, come incendi, allagamenti o incidenti gravi. Deve contenere procedure chiare su come evacuare i lavoratori e gestire l’emergenza in modo sicuro.
Registro degli Infortuni: È obbligatorio mantenere un registro degli infortuni sul lavoro, dove devono essere annotati tutti gli incidenti verificatisi, anche quelli non gravi. Questo registro aiuta a monitorare e analizzare i rischi ricorrenti.
Documentazione della Sorveglianza Sanitaria: Se prevista, la sorveglianza sanitaria deve essere documentata, indicando le visite mediche effettuate e i relativi risultati. Questo è particolarmente importante per lavori a rischio, dove la salute dei lavoratori può essere compromessa.
Formazione e Informazione: Le aziende devono documentare i programmi di formazione e informazione sui rischi lavorativi. È necessario conservare le evidenze della formazione erogata ai lavoratori, compresi i materiali didattici e le firme dei partecipanti.
Piano di Sicurezza e Coordinamento (PSC): Nel caso di cantieri temporanei o mobili, è richiesto un PSC, che deve essere redatto dal coordinatore per la sicurezza in fase di progettazione e deve includere tutti gli aspetti relativi alla sicurezza nel cantiere.
Registro delle Attrezzature: Ogni attrezzatura di lavoro deve essere registrata e deve rispettare le norme di sicurezza. Questo include anche la documentazione sui controlli e le manutenzioni effettuate.
Segnaletica di Sicurezza: È necessario documentare l’installazione e la manutenzione della segnaletica di sicurezza, che deve essere conforme alle normative vigenti.
Vademecum per le Aziende
Per meglio tenere la documentazione sotto controllo consigliamo alle aziende clienti di:
Organizzare la Documentazione: Creare un sistema di archiviazione efficiente per facilitare la gestione e l’aggiornamento della documentazione. Utilizzare software gestionali può semplificare questo processo.
Formare il Personale: Investire nella formazione continua dei lavoratori sulla sicurezza e sulla gestione dei documenti. È importante che tutti siano consapevoli delle procedure e dei rischi.
Aggiornare Regolarmente i Documenti: La documentazione deve essere aggiornata in caso di modifiche nelle attività lavorative, introduzione di nuove attrezzature o cambiamenti normativi.
Monitorare e Valutare: Effettuare periodiche verifiche interne sulla sicurezza e sull’adeguatezza della documentazione. Questo aiuta a identificare eventuali lacune e migliorare le procedure.
Coinvolgere i Lavoratori: Favorire la partecipazione dei lavoratori nella valutazione dei rischi e nella redazione del DVR. Il loro contributo è fondamentale per un’analisi completa e realistica dei rischi.
L’aggiornamento della valutazione dei rischi
La legge prevede che il DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) sia aggiornato ai nuovi standard previsti (soprattutto relativamente al piano di miglioramento) in funzione dei riferimenti legislativi e alla situazione aziendale. Oltre a quanto previsto espressamente dall’art. 29 del D.Lgs. 81/08 è importante capire come questo viene interpretato nella realtà dagli enti ispettivi, con cui ci teniamo in costante aggiornamento.
Quello che emerge dal confronto è che viene inteso e interpretato come un obbligo stringente, quello dell’aggiornamento della valutazione dei rischi specifici, per qualsiasi tipologia di attività (e anche se in fase di prima valutazione sia stato evidenziata l’assenza del rischio). Per evitare disguidi e sanzioni, e per allinearci a quanto detto, la nostra prassi sarà quindi quella di richiedere ai clienti una revisione almeno triennale della valutazione del rischio, in modo da evidenziare e gestire eventuali cambiamenti e modifiche del ciclo produttivo (e gestire tutte quelle valutazioni con scadenze periodiche).
Qui di seguito alcune regole e prassi che aiutano le aziende nella propria gestione documentale.
La valutazione del rischio incendio
Questa valutazione dovrà essere redatta da tutte le aziende (in riferimento ai DM del settembre 2021). Vengono delineate 3 situazioni diverse:
- per i luoghi di lavoro dove vige una regola tecnica, la valutazione viene gestita tramite la stessa regola tecnica e/o in accordo con il D.P.R. 151/2011
- per i luoghi di lavoro a basso rischio di incendio, la valutazione può essere elaborata con le linee guida previste dal “minicodice”;
- per i luoghi di lavoro dove non vige una regola specifica per la prevenzione incendi e che non sono a basso rischio incendio, viene applicato il codice di prevenzioni incendi del 3 agosto 2015.
Piano gestione delle emergenze
Una delle principali novità introdotte il Decreto 2 Settembre 2021 è rappresentata dal fatto che la necessità del piano di emergenza non sia valutata più solo in funzione dei lavoratori presenti, bensì anche rispetto al numero degli occupanti a qualsiasi titolo presenti all’interno dell’attività.
Art. 2 obbligo per il Datore di Lavoro di predisporre un piano di emergenza:
- luoghi di lavoro ove sono occupati almeno 10 lavoratori;
- luoghi di lavoro aperti al pubblico caratterizzati dalla presenza contemporanea di più di 50 persone, indipendentemente dal numero dei lavoratori;
- luoghi di lavoro che rientrano nell’Allegato I del DPR 151/2011.
Valutazione del rischio chimico
Dal 24 agosto 2023 la possibilità di impiegare per l’uso industriale e professionale, sostanze e miscele a base di diisocianati (con concentrazione singola o combinata ≥ 0,1 % in peso), è consentita esclusivamente ai lavoratori (lavoratori autonomi compresi) che sono in possesso di una formazione adeguata che dovrà essere rinnovata con cadenza almeno quinquennale.
Di conseguenza ogni azienda, che ha la presenza di diisocianati, dovrà procedere con l’indicazione nel DVR dei DPI e delle misure di prevenzione e protezione appropriate per l’utilizzo delle specifiche sostanze e dell’avvenuto corso di formazione.
Valutazione rischio stress lavoro correlato
Il Coordinamento tecnico interregionale della prevenzione nei luoghi di lavoro nel documento “Indicazioni per la corretta gestione del rischio e per l’attività di vigilanza alla luce della lettera circolare del 18 novembre 2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali” propone di ripetere periodicamente – indicativamente ogni 2 anni – la valutazione del rischio stress lavoro-correlato anche in situazioni di rischio basso e assenza dei casi previsti dall’art. 29.
La motivazione di tale suggerimento, come sopra richiamato, deriva da alcune considerazioni sui mutamenti sociali ed economici intervenuti a seguito della pandemia e di altri eventi che si sono susseguiti, come la guerra in Europa, la crisi energetica da questa indotta con l’aumento dei costi delle materie prime e dei beni di consumo, l’acuirsi degli effetti dei cambiamenti climatici. Si tratta di fattori che, oltre ad alimentare l’insicurezza sociale e incrementare le disuguaglianze in termini di salute, possono avere determinato delle ripercussioni su molte realtà aziendali anche con effetti sulla salute e sicurezza dei lavoratori.
Alla luce di queste considerazioni, Armonia propone un aggiornamento nel biennio della valutazione (accompagnata da una documentazione specifica e approfondita) soprattutto nei casi di rischio non basso.